A administração do acervo de autos consiste no gerenciamento do acervo de um gabinete tendo por parâmetros os critérios de antigüidade, matérias e urgência, com a finalidade de melhorar a prestação jurisdicional, tornando-a mais célere e efetiva.
Organizar o acervo de autos de um gabinete e administrá-lo são o primeiro passo em direção da sua maior produtividade. É mesmo intuitivo que fica deveras difícil fazer justiça para o magistrado que tem desorganizado o acervo de autos sob sua responsabilidade.
Identifiquei seis desvantagens, pode haver mais, para o gabinete que não tem seu acervo organizado, são elas:
- Desconhecimento do acervo
- Abordagem empírica ("barata tonta", insistência e frentes limitadas de trabalho)
- Não se tem idéia do perfil do acervo
- Não se sabe como o acervo se comporta
- Impede uma estratégia de abordagem do acervo
- Impossibilita a utilização do acervo para incrementar a produção e para torná-la mais efetiva
O desconhecimento do acervo é a mais óbvia das desvantagens e a mãe das outras demais.
A abordagem empírica constitui-se em trabalhar os autos sem nenhum ou com parcos critérios de abordagem do acervo.
A aleatoriedade da abordagem do acervo, a que chamo de "barata tonta", é o pior dos mundos e ataca os gabinetes totalmente desorganizados ou organizados por critério equivocados, como o da simples cronologia da autuação. Nessa situação, os membros da equipe trabalham às cegas, "pegando" qualquer caso em que lhe pareça conveniente atuar. Todos ficam perdidos e se exasperam por não saber como reduzir a montanha de trabalho que têm pela frente.
Há também gabinetes que se encontram relativamente organizados. A esses acometem a "insistência" e as "frentes limitadas de trabalho", que são dois lados da mesma moeda. Em contextos como esse, a equipe limita-se a insistir em trabalhar com as frentes limitadas de trabalho oferecidas pela organização parcial do gabinete. A parte desorganizada jaz no esquecimento.
"Não ter idéia do perfil do acervo" e "não saber como ele se comporta" são dois aspectos mais sutis e correspondem a não se ter repostas para perguntas simples como:
- Quantos autos há hoje no gabinete?
- Nosso acervo tem aumentado ou diminuído? Quanto? Como?
- Quais os autos mais antigos?
- Quais e quantos casos são urgentes (cuja delonga implica na privação de um pretenso direito do jurisdicionado)?
- Há leading cases no gabinete? Quantos e em que matérias?
Uma estratégia de abordagem do acervo e a sua utilização para incrementar a produção para torná-la mais efetiva dependem de uma avaliação do líder de cada equipe - o juiz -, como o tema foge da administração do acervo, que é instrumento para aquelas, deixarei para uma outra oportunidade tratar delas.
Como se pode deduzir, a medida básica para se gerir o acervo de autos é a divisão dele por matéria. Nesse ponto, a construção de uma taxonomia é fundamental. A partir dessa taxonomia é possível classificar cada um dos autos processuais pela matéria e organizar o acervo de acordo com essa classificação. Melhor ainda se a taxonomia for institucional. Há na Justiça Federal comum brasileira uma experiência nesse sentido: a Tabela Única de Assuntos - T.U.A. da qual falaremos nos próximos posts.
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